Eine konforme Rechnung zu erstellen ist eine gesetzliche Pflicht für jedes Unternehmen und jeden Selbstständigen. Eine fehlerhafte Rechnung kann zu steuerlichen Sanktionen und Zahlungsverzögerungen führen. Dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, wie Sie eine Rechnung erstellen, die den aktuellen Standards entspricht, einschließlich Pflichtangaben, konkreter Beispiele und Tools zur Automatisierung.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein obligatorisches Buchhaltungsdokument, das einen Handelsvorgang zwischen Verkäufer und Käufer bescheinigt. Sie dient als steuerlicher und rechtlicher Beleg. Die Rechnung muss bei Abschluss des Verkaufs oder der Leistungserbringung für B2B-Transaktionen ausgestellt werden. Bei B2C-Transaktionen ist sie auf Kundenwunsch oder ab bestimmten Beträgen verpflichtend.
Pflichtangaben auf einer Rechnung
Das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung definieren die Pflichtangaben, die jede Rechnung enthalten muss:
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer (lückenlose Nummerierung)
- Identität des Verkäufers: Firmenname, Geschäftsadresse, SIRET, Rechtsform und Stammkapital
- USt-IdNr. des Verkäufers (und des Käufers, falls zutreffend)
- Identität des Käufers: Firmenname und Adresse
- Datum des Verkaufs oder der Leistungserbringung
- Beschreibung und Menge der Produkte oder Dienstleistungen
- Einzelpreis netto und anwendbarer MwSt-Satz
- Gesamtbetrag netto, MwSt-Betrag und Gesamtbetrag brutto
- Zahlungsbedingungen: Zahlungsfrist, Verzugszinsen, Skonto
- Pauschalentschädigung von 40 Euro für Beitreibungskosten (B2B)
Besondere Angaben je nach Steuerregime
Bestimmte Situationen erfordern zusätzliche Angaben:
- „Umsatzsteuerbefreiung gemäß Art. 293 B CGI“ für Kleinunternehmer mit Grundbefreiung
- „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)“ bei Subunternehmerschaft im Baugewerbe
- „Umsatzsteuerbefreiung gemäß Art. 262 CGI“ bei Exporten
- Bestellnummer, falls zutreffend
- Vertrags- oder Angebotsreferenz
Verschiedene Rechnungsarten
Je nach Situation können verschiedene Rechnungsarten ausgestellt werden:
- Standardrechnung: Standarddokument für einen Verkauf oder eine Dienstleistung
- Abschlagsrechnung: wird vor Lieferung oder Leistungserbringung ausgestellt
- Schlussrechnung: Ergänzung nach einer oder mehreren Abschlagszahlungen
- Proformarechnung: formalisiertes Angebot ohne buchhalterischen Wert
- Gutschrift: storniert oder korrigiert eine vorherige Rechnung
- Wiederkehrende Rechnung: wird automatisch in regelmäßigen Abständen erstellt
Schritte zur Rechnungserstellung mit Finovia
Eine konforme Rechnung mit Finovia zu erstellen dauert nur wenige Klicks:
- Melden Sie sich in Ihrem Finovia-Arbeitsbereich an
- Wählen Sie Ihren Kunden (oder erstellen Sie einen in Sekunden)
- Fügen Sie Rechnungspositionen hinzu (Produkte, Dienstleistungen, Mengen, Preise)
- Überprüfen Sie die automatisch angewendeten MwSt-Sätze
- Passen Sie bei Bedarf die Zahlungsbedingungen an
- Vorschau anzeigen und Rechnung per E-Mail mit Stripe-Zahlungslink senden
- Rechnungsstatus in Echtzeit verfolgen (gesendet, gesehen, bezahlt)
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Einige Rechnungsfehler sind häufig und können Konsequenzen haben:
- Vergessen der USt-IdNr.
- Nicht fortlaufende Nummerierung oder Lücken in der Nummerierung
- MwSt-Berechnungsfehler
- Fehlende Pflichtangaben (Verzugszinsen, Pauschalentschädigung)
- Änderung einer ausgestellten Rechnung anstatt eine Gutschrift zu erstellen
- Versand eines einfachen PDF ohne strukturierte Daten (ab 2026 nicht konform)
- Zahlungsfrist nicht gesetzeskonform
Tools zur Rechnungserstellung
Zur Rechnungserstellung stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, die sich jedoch in Bezug auf Konformität und Effizienz unterscheiden. Eine Rechnungssoftware wie Finovia gewährleistet automatische Konformität, native elektronische Rechnungsstellung (Factur-X, Peppol), integrierte Online-Zahlungen und erhebliche Zeitersparnis gegenüber Excel oder Word. Finovia bietet einen kostenlosen Tarif für den Einstieg ohne Verpflichtung.
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